書類作成の基本ルール

ビジネスにおける書類作成には共通のポイントがあります。ここでは、様々な形式の文書に応用できる書類作成の基本ルールについてご説明します。

 

【結論を先に書く】
社内・社外を問わず、ビジネス書類のコツは用件を正確に分かりやすく伝えることにあります。そのためには結論を先に書くと、読み手がすぐその文書の要点がつかめます。結論･趣旨を書いてから、次に原因･経過と繋げ、最後に意見･提言で締めます。また、タイトルのつけ方も重要です。タイトルを見ただけで、文書の内容がすぐ分かるようなタイトルをつけましょう。

 

【文章を簡潔に書く】
1つ1つの文章は短めにします。また、趣旨が複数ある場合は段落を分ける、箇条書きにするなど、レイアウトに工夫をすると文章はぐっと見やすくなります。

 

【数値･事実は正確に書く】
ビジネス書類に自分の主観は必要ありません。事実のみを客観的に述べましょう。あいまいな表現は使うのを避け、数値などのデータは正確に書きましょう。そのデータの出典を明らかにすることと、最新のデータを使うことも重要です。自分の主観的な内容を入れたいときあ、文章の最後に所感としていれましょう。

 

【資料がある場合は別紙にする】
できるだけひと目で分かるように、書類は1枚にまとめるようにします。資料を入れる場合は別紙にするとスマートな書類になります。

 

【改まった書類の買い方の注意点】
社外用の書類などは、さらに以下の注意が必要です。上の立場の人の名前が行末にきたり、行をまたがるのは失礼にあたります。また、名前だけでなく、その人に関する事柄が行末にくるのもあまり好ましくありません。また、自分の名前は逆に行末にくるように文書を作成します。