正しいビジネスメールの書き方

正しいビジネスメールの書き方

正しいビジネスメールの書き方

電話対応に次いで、企業の印象を決めるのがメールです。手軽に簡単に送信できるため、今ではビジネスシーンだけでなくプライベートでも有効活用しているメールですが、取引先企業や上司にメールを送る際は、プライベートメールと同じ要領で送ってしまってはいけません。ここでは社会人の「正しいメールの書き方」のポイントを説明します。

 

メールでは手紙と違い、拝啓・敬具などの頭語と結語や季節のあいさつなどは必要ありません。しかし、いきなり本題に入るのではなく、知っている相手であれば「いつもお世話になっております」、初めての相手であれば「はじめまして」などのあいさつ文を必ず挿入しましょう。自分の名前を名乗ることも忘れないでください。

 

また、相手のメールへの返信であっても件名に「Re:」を付けて、そのまま返信するのは失礼にあたります。必ず内容に応じて改めて件名を付けましょう。相手が件名だけでメールの内容まで分かるような件名をつけるのが望ましいです。

 

メールの本文は見やすく簡潔に書きましょう。本文は適度な長さで改行し、内容の変化に応じて空白行を入れると読みやすくなります。メールソフトの自動改行機能を使っても良いでしょう。メールの終わりには署名を必ず入れます。署名には、会社名・会社住所・電話番号・メールアドレス・部署名・名前を入れます。署名の形式は自由ですが、半角記号などを用いて見やすく作ります。

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