電話対応の仕方

派遣社員として働く上で、派遣先企業にもよりますが、大抵の場合電話対応は避けて通れないものになるでしょう。電話対応はいわばその企業の顔ともいえます。あなたの対応しだいで、取引先やお客様にとってのその企業の印象が良くも悪くもなります。ここでは電話対応時の注意点についてお話します。

 

【電話対応の注意点】
・電話が鳴ったらなるべく早く出る
掛かってきた電話はなるべく早く取りましょう。理想は2コール以内です。それよりもお待たせしてしまったら、必ず「お待たせしました」を始めにつけます。

 

・言葉遣いに注意する
電話の相手が分かるのは相手の声だけです。あなたがどんなに熱意をこめて話していても、受話器の向こうの相手にはボディランゲージや表情はまったく伝わちません。ですので、対面での会話と同じように話していては、ぶっきらぼうだったり冷たい印象を与えかねません。電話対応時は聞き取りやすいようにはっきり話すのはもちろんですが、相手に良い印象を与えるためにも丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

 

また、電話で相手に良い印象を与えるコツを一つお教えします。それは「ほほえみ」を浮かべながら話すことです。笑いながら冷たい声を出すのは困難です。ほほえむことで適度に力が抜けるので、声もやさしい雰囲気になります。電話対応がついぶっきらぼうな印象になりがちな人はぜひ、電話口での「ほほえみ」を試してみてください。