正しいFAXの送り方

現在では電子メールの普及もあり、FAXの使用頻度は少なくなりましたが、それでもまだFAXを使う機会はあります。忘れられがちなFAXのマナーをここでしっかりと確認しておきましょう。

 

FAX送信票は必ずつけるようにします。FAX送信票は一度フォーマットを作成しておけば使い回しが利くので、1部作っておきましょう。FAX送信時にありがちな間違いは、送信先の間違いです。電話の場合は相手が電話の出た時点で間違いに気がつきますが、FAXの場合は違います。相手に文章が届いてしまいますので、最悪の場合、企業の大切な情報が外部に漏れた上に、必要な相手にはFAX文書が届いていないということになります。

 

ですので、FAXを送る際には、送信先番号を間違えないように気をつけるのはもちろんですが、FAXが届いたかどうか相手に確認の連絡を1本入れる。また、FAXを送信する旨を事前に伝えるのも良い方法です。

 

また、知っておいて欲しいのがFAXのしくみです。FAXは送信時に相手が通話中だったときでも対応できるように、繰り返し何度もFAXを送信し続けます。もしこれをFAXではなく普通の伝は番号に送ってしまったらどうでしょうか。通常の電話機ではFAXを受信することはできません。しかし送信側のFAXは「通話中で今は受信できないだけ」と判断して繰り返しFAXを送り続けます。

 

相手にしたら、ひっきりなしに機械音付きの無言電話を掛けられ続けられることになります。忙しい企業であればこれは、とても迷惑なことになるのでFAXを送信する時は番号に注意して送信しましょう。