電話対応時のメモの取り方

電話対応時のメモの取り方

社外から、社内から問わず、電話対応時にはメモが必要不可欠です。ここでは「電話対応時のメモの取り方」のちょっとしたコツをご説明します。

電話のメモを取るときは、相手の名前、目的をきちんと確認します。また具体的な数字や相手の連絡先などは必ず復唱して、正確な数値をメモしましょう。人の話を聞きながらメモをとるのは、慣れないと以外と難しいことです。慣れない内や重要な用件の時は電話の録音機能を使用するのも一つの手です。

【伝言メモのポイント】
あなたが電話を受けたましたが、相手の目的の人物が不在だった場合は、緊急性のある・ないに関らず、紙媒体のメモを残します。電子メールなどでは、他の大量のメールにまぎれて分からなくなってしまう可能性があるからです。

伝言のメモは長期に渡って保存する書類とは違います。だらだらと書かずに、用件をまとめ簡潔に書きます。場合によっては箇条書きにすると読みやすくなるでしょう。電話メモには「電話を掛けてきた人の名前」、「電話の用件の相手」、「電話の内容」「(分かれば)掛けてきた相手の連絡先」「受けた人(あなた)の名前」「電話を受けた日付と時間」を書きます。

また、伝言メモを頻繁に書く機会がある人はあらかじめフォーマットを用意しておくと良いでしょう。文房具店に行けば市販されているものもありますし、エクセル・ワードなどで作成しても良いでしょう。時間の大幅な節約になりますし。毎回紙を探してあわてなくて済みます。

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リクルートスタッフィングは、リクルートグループのブランドと経験・ネットワークを活かした人材派遣会社です。安心して仕事を続けられる派遣先の紹介やバックアップ体制など、トータルサポートでの満足度も高いのが特徴です。リクルート健康保険に加入できるので福利厚生や、スキルアップ支援といったサポートがしっかり整備されているのも、リクルートスタッフィングの強みです。また、派遣先の紹介だけでなく紹介予定派遣、新卒派遣などの支援も行っており、人気の派遣会社です。

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